Qui ne connaît pas Microsoft Office avec sa suite de logiciels devenue indispensable : Word, Excel, PowerPoint ou Outlook ? Malheureusement, les prix des licences sont généralement élevés, ce qui poussent les utilisateurs (entreprises et particuliers) à chercher des suites logicielles gratuites pour s’affranchir de cette dépense.
Mais si l’on connaît bien les outils bureautiques de Microsoft, se doter d’une nouvelle suite – et gratuite qui plus est – peut être source de doutes face à des logiciels inconnus et non testés, avec le risque de ne pas être compatible avec les documents que vous échangez avec vos collègues, clients ou amis.
Alors si vous souhaitez remplacer Word, Excel et Powerpoint sans être propulsé vers un terrain miné, découvrez, dans cet article, les meilleures suites bureautiques disponibles gratuitement.
Qu’est-ce qu’une suite bureautique ?
Une suite bureautique est un ensemble d’applications regroupées, destinées à être utilisées pour simplifier les tâches et les processus des employés au sein de leur entreprise, et augmenter leur productivité. Également appelée « suite d’applications bureautiques » ou « logiciel de productivité bureautique », une suite bureautique comprend des applications telles que le traitement de texte, les feuilles de calcul, la présentation, le courrier électronique, la prise de notes, la base de données, la collaboration et d’autres types de logiciels connexes. Dans la plupart des cas, chaque application de la suite bureautique peut être installée séparément et toutes les applications prennent en charge l’interopérabilité entre elles.
Microsoft Office détient la plus grande part du marché du fait de la standardisation de ses formats. Mais les tarifs pratiqués pour obtenir la licence incitent beaucoup d’utilisateurs à se tourner vers des alternatives gratuites.
A l’ère du numérique et du renforcement du télétravail, les entreprises optent de plus en plus pour des suites bureautiques dites « collaboratives » ou « de productivité » afin de répondre aux exigences élevées en termes de productivité. Ces nouveaux outils du poste de travail moderne permettent – en plus de l’environnement bureautique classique – l’accès à une messagerie instantanée, des sites d’équipe pour le partage de documents, l’organisation de réunions en ligne…
Toutes ces fonctionnalités collaboratives s’appuient sur le potentiel du cloud et contribuent à impulser une dynamique participative au sein de l’entreprise.
–> Consultez notre article : « Cloud ou disque dur ? Tout ce que vous devez savoir pour le stockage de vos fichiers ».
Les alternatives gratuites à Microsoft Office
Les alternatives gratuites à Microsoft Office sont très nombreuses, et parfois certaines présentent des fonctionnalités que d’autres ne proposent pas. Avant de choisir un suite bureautique, il est important de se poser les bonnes questions telles que :
- L’aspect collaboratif pour travailler en équipe est-il essentiel pour répondre à votre besoin ?
- Avez-vous besoin d’outils bureautiques uniquement en ligne ?
- Est-il préférable pour vous de rester sur une suite bureautique classique ?
IMPORTANT : Pensez à vérifier la compatibilité de la suite bureautique choisie avec votre système d’exploitation de prédilection (Linux ou MacOs). Windows étant compatible dans la majorité des cas.
Google WorkSpace (Google Docs ou GSuite) remplace Microsoft Office
Google WorkSpace est l’alternative gratuite à Microsoft la plus complète et polyvalente – en plus d’être gratuite. Google WorkSpace peut être utilisé aussi bien en mode collaboratif qu’en mode « hors connexion ». Ainsi, vous pourrez disposer de Docs pour le traitement de texte, Sheets pour les feuilles de calculs et Slides pour la présentation, et ce même si vous n’avez pas de connexion internet. Une fois connecté, la synchronisation vous permettra l’enregistrement des documents pouvant ensuite être ouvert de n’importe quel appareil en utilisant votre adresse mail uniquement ou via Google Drive.
Google WorkSpace est né d’une évolution de « Google Docs & Spreadsheets » lancé en 2006 par Google. Comme le dit Eric Schmidt, président exécutif du conseil d’administration de Google : « Nous n’avons jamais cherché à créer un environnement de travail « classique ». Au contraire, nous avons voulu créer une nouvelle façon de travailler », c’est effectivement une nouvelle ère qui commence …la concurrence est telle que Microsoft devra s’adapter à cette évolution.
Début 2012, Google Drive remplace Google Docs. Avec cette nouvelle application disponible sur Android, iOS, PC ou Mac, vous pouvez synchroniser tous vos fichiers et les ouvrir depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone grâce à votre compte Google Drive.
Google Workspace – appelé GSuite jusqu’en 2016 – apparaît en 2020 et intègrent tous les outils dont votre équipe a besoin pour travailler efficacement, de façon organisée et sans perdre contact. La suite bureautique de Google, disponible via Google Drive, inclut :
- Google Docs, un logiciel de traitement de texte basé sur le Web,
- Sheets, un tableur, et
- Slides, un logiciel de présentation.
Cette suite permet de créer et de modifier des documents en ligne et de travailler en équipe, en temps réel. Tous les formats de fichiers de Microsoft Office sont pris en charge de sorte que l’on peut importer un fichier Excel dans Google Drive ou encore télécharger un fichier Google Sheet au format xlsx !
Parmi les possibilités offertes par Google Documents par exemple :
- Sauvegarder automatiquement des documents en cours d’édition ;
- Travailler de façon collaborative en temps réel (plusieurs personnes, en même temps sur un même document, peuvent voir toutes les modifications en temps réel) ;
- Importer des fichiers Microsoft Word et Excel, OpenOffice.org Writer et Calc, et de fichiers formatés de type CSV ;
- Exporter dans les mêmes formats (sauf, dans le cas des tableaux, les formules) ainsi qu’en HTML, PostScript et RTF, pouvant être édités par n’importe quel autre logiciel compatible ;
- Publier le document sur le net ;
- Utiliser le langage de script, Google Apps Script, afin d’écrire du code dans les documents à l’instar de VBA.
- La suite inclut également Google Forms, un programme de questionnaires, Google Drawings et Google Tables (version bêta). Tout comme Forms et Tables, Drawings est disponible en tant qu’application Web mais également en tant qu’application Chrome.
Travailler sur des feuilles de calcul, par tchat, par e-mail, par appel vidéo, … toutes ces solutions sont réunies, les données passent d’une application à l’autre, sans aucune perte. Vous avez droit à un stockage de 15 Go gratuit par adresse mail.
Et avec Workspace Essentials Starter, la nouvelle formule gratuite pour entreprise, la suite bureautique professionnelle gratuite donne accès à tous les outils de productivité inclus dans la suite, exceptées l’adresse Gmail. Vous devrez disposer de votre adresse d’entreprise. L’équipe en collaboration ne doit pas dépasser 25 participants.
Microsoft Office 365 ou Office On Line (version en ligne et gratuite)
Microsoft propose une version gratuite de sa suite Office, mais celle-ci n’est disponible qu’en ligne – en se connectant au site. Ce qui signifie qu’il faut disposer d’une connexion internet pour l’utiliser.
De ce fait, avec Office On Line, Microsoft Office a en effet suivi l’exemple de Google en lançant une version gratuite de sa suite dans le cloud. Pour y accéder, l’utilisateur doit disposer d’une connexion Internet et d’un compte Microsoft (Hotmail, Live, Outlook, MSN, OneDrive, etc.).
A l’image de Google WorkSpace, sur Office On Line, vous disposez de toutes les fonctionnalités connues des packs Office de Microsoft avec en plus, les outils collaboratifs intégrés à OneDrive (équivalent de Google Drive). Vous pouvez ainsi partager des documents avec les personnes participant à votre projet, organiser des réunions, etc.
Contrairement à Google WorkSpace, vous ne pouvez pas accéder à votre travail en dehors du cloud à moins de télécharger le document sur votre PC avant de vous déconnecter.
Notez qu’avec Office On Line :
- vous bénéficiez de 5Go de stockage sur OneDrive.
- vous pouvez exporter les documents dans d’autres formats, notamment PDF.
- Microsoft met à votre disposition la version complète d’Office 365.
Sachez que malgré la présence des mêmes fonctionnalités que vous connaissez sur le Pack Office standard, certaines – secondaires – ne sont pas disponibles. A titre d’exemple, sur Word :
- Word Online ne prend pas en compte les modes autres que « Page » : les modes Plan, Brouillon, Web, et Plein écran ne sont pas pris en compte.
- La protection IRM (droits relatifs à l’information) n’est pas applicable aux documents dans Word Online.
- Les documents chiffrés avec un mot de passe ne peuvent pas être ouverts avec Word Online.
- Un document créé sous Word classique ne peut pas être modifié sur certains éléments de mise en page : thème, couleur de page, filigranes, colonnes, etc.
- Il n’y a pas de dictionnaire par défaut, ni d’outils de vérification de la grammaire.
- Certaines fonctionnalités avancées des tableaux sont conservées, mais ne peuvent être modifiées : style de tableau, taille des cellules, sens du texte, ordre du titre, etc.
–> Consultez notre article : « Mot de passe Windows 10 perdu ou oublié : Comment accéder à mon PC ? ».
Pour profiter des logiciels bureautiques, même hors ligne, il faut alors utiliser des alternatives. A vous d’évaluer celle qui vous conviendra le mieux !
LibreOffice remplaçant d’Open Office (Apache)
Libre office est une suite bureautique dérivée du projet « OpenOffice », concurrent direct de Microsoft qui était l’alternative gratuite à Microsoft la plus utilisée. Les développeurs ont continué le projet avec Libre Office sous le modèle du logiciel libre et le distribuent gratuitement. LibreOffice est donc un projet collaboratif et communautaire qui offre un accès gratuit, illimité et libre à 6 outils de productivité bureautique :
- LibreOffice Writer pour le traitement de texte.
- LibreOffice Calc qui est un tableur.
- LibreOffice Impress pour la présentation.
- LibreOffice Draw qui est un logiciel de dessin vectoriel.
- LibreOffice Base pour base de données.
- LibreOffice Math qui est un éditeur de formules mathématiques.
Vous n’avez qu’un seul programme à installer pour disposer de tous les outils LibreOffice. Les utilisateurs débutants aimeront cette simplicité de téléchargement et d’installation.
La suite est d’ailleurs appréciée pour :
- son interface utilisateur proche des applications Microsoft Office,
- la multitude de fonctionnalités (dans le programme d’écriture, d’importation et d’exportation ainsi que les mises à jour régulières avec de nouvelles fonctions),
- un grand choix de modèles de présentation,
- une Version 64 bits légèrement plus rapide,
- la création de graphiques (CHARTS) et compatibilité avec des mises en forme plus complexes.
A noter qu’OpenOffice ne propose aucune suite collaborative.
–> Pour augmenter votre productivité et votre confort, consultez notre article :
« Comment brancher deux écrans sur mon PC ? ».
WPS Office Free (Kingsoft Office)
WPS Office Free est une suite bureautique gratuite – mais financée par les publicités – est aussi très complète, et à ne pas confondre avec la version payante nommée « pack WPS Office Business ». L’interface graphique de WPS Office est agréable à utiliser et permet l’édition de plusieurs documents à la fois grâce à son système d’onglets ou étiquettes (tabs) et intègre un éditeur de PDF. Les utilisateurs apprécient aussi la fonction intuitive de mise en page des paragraphes ainsi que la fonction de protection pour les yeux et le mode nuit .
Un menu Team situé sur l’interface principale de WPS Office permet d’éditer des projets collaboratifs en ligne.
Si vous cliquez sur WPS Cloud, vous pouvez accéder à votre espace de stockage en ligne dans un nouvel onglet. Notez que vous ne sortez jamais de l’application et que l’ensemble des documents reste centré sur la même fenêtre, évitant ainsi les manipulations inutiles et la perte de temps.
Un outil de traduction (limité à 2 pages dans la version gratuite) est mis à disposition des utilisateurs.
Très moderne, elle est compatible avec Windows 7 à Windows 11, macOS, Linux, Android et iOS iPhone / iPad / Apple Watch, et le service en ligne est disponible depuis tous les navigateurs Internet.
WPS Office vous permettra ainsi d’ouvrir et modifier vos documents depuis n’importe quel support : PC, tablette et smartphone.
Petit inconvénient : Le visionnage de publicité est imposé pour accéder gratuitement à quelques fonctionnalités comme l’export de document au format PDF.
OfficeSuite pour remplacer Word, Excel, Powerpoint
Alternative gratuite à Microsoft Office, OfficeSuite propose une messagerie équivalente à Microsoft Outlook dans sa suite bureautique. Elle combine toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour visualiser, modifier et créer des fichiers PDF, Word, Excel et PowerPoint et compatible avec Microsoft Office. En plus des autres logiciels classiques, le lecteur PDF et client de messagerie sont inclus.
OfficeSuite est une solution complète pour une utilisation personnelle ou professionnelle sur des appareils mobiles. Une fois téléchargée, OfficeSuite vous donne le choix de parcourir les fichiers sur votre appareil ou sur l’un des services cloud compatibles (MobiDrive, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive et Amazon Cloud Drive), de rechercher des fichiers, de gérer votre compte et, bien sûr, de créer de nouveaux documents.
OfficeSuite est compatible avec Windows 7 à Windows 10, Android et iOS iPhone / iPad / Apple Watch.
A noter que :
- Pour les utilisateurs sous Windows XP ou Vista, vous devrez télécharger la version 5.4 ou antérieure de la suite.
- OfficeSuite est disponible en tant que logiciel gratuit, mais pour une utilisation basique. Par exemple, les documents ne peuvent pas être imprimés sans filigrane, et les fonctions de base telles que le correcteur orthographique et les colonnes ne sont pas prises en charge.
Zoho CRM Docs
Spécialisée dans la création d’applications et de logiciels en ligne, Zoho, à travers Zoho CRM Docs, propose les mêmes options que Google Docs et Word. Vous pouvez créer et modifier vos documents, feuilles de calcul et présentations directement en ligne.
Vous pouvez importer et signer des documents dans plus d’une douzaine de formats compatibles tels que .pdf, .jpeg, .png, .docx, et d’autres. Le transfert vers Zoho Sign se fait depuis vos applications de bureau ou cloud telles que Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box et Zoho WorkDrive.
Zoho sauvegarde automatiquement les copies signées sur vos applications cloud préférées, pour une meilleure protection des données.
Vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel appareil grâce à son application mobile, et vous pouvez même travailler hors connexion. Zoho reste disponible gratuitement pour une équipe de 10 collaborateurs.
Les utilisateurs pro apprécient les outils CRM de Zoho qui sont très efficaces et flexibles pour toute entreprise B2B, comme par exemple :
- Un ensemble de fonctionnalités exceptionnelles.
- Des modules de gamification.
- De puissants outils d’email marketing.
Dropbox Paper
DropBox… Vous connaissez probablement ce logiciel de stockage en ligne. Mais saviez-vous que Dropbox propose aussi un outil d’édition collaboratif ?
Dropbox Paper vous permet de créer gratuitement des documents en ligne, de commenter un document, de faire des to-do lists, d’attribuer des tâches et d’ajouter des dates d’échéances. Petit plus avec cette suite, l’intégration facilitée des fichiers multimédia (images, vidéo, fichiers audio, GIF, etc.) dans vos documents ainsi que la connexion à Dropbox Paper à votre agenda.
A noter qu’avec Dropbox Paper :
- le stockage offert n’est que de 2Go.
- vous avez la possibilité de restaurer des fichiers supprimés durant 30 jours depuis « dropbox.com ».
- vos fichiers Dropbox peuvent être partagés facilement en le copiant / collant dans un e-mail, une discussion par chat ou un SMS. Le destinataire n’a pas besoin de posséder de compte Dropbox, il lui suffit de cliquer sur le lien pour afficher et télécharger le fichier.
- les utilisateurs qui consultent vos liens partagés peuvent prévisualiser plus de 175 types de fichiers et y ajouter des commentaires sans avoir à installer de logiciel spécifique.
EtherPad, alternative à Word de Microsoft
Etherpad permet de créer et d’éditer des documents texte en ligne entre plusieurs personnes, simultanément et en temps réel, tout comme Google Docs ou Microsoft Word Online. Le logiciel est disponible en open source gratuitement et son utilisation est très simple : partagez l’adresse URL de votre document à vos collaborateurs pour qu’ils puissent travailler dessus.
Des plugins permettent de personnaliser et d’ajouter des fonctionnalités telles que la mise en œuvre de notifications par e-mail, la réalisation d’appels vidéo, etc.
Nuclino
Nuclino est un éditeur de contenu en ligne qui permet aussi de collaborer en temps réel et présente l’avantage de restaurer les anciennes versions d’un document. Ainsi vous pouvez contrôler l’accès aux fichiers et y accéder, lire ou modifier un document, intégrer facilement des images ou des vidéos, et exporter vos documents dans le format souhaité.
Le contenu de Nuclino peut inclure du texte, des images, des fichiers, des vidéos, des tâches, des intégrations, des blocs de code, etc. Les utilisateurs peuvent glisser-déposer le contenu multimédia dans l’éditeur WYSIWYG et le texte peut être formaté à l’aide de la syntaxe Markdown.
Nuclino s’intègre de manière transparente à un certain nombre d’applications tierces populaires pour la communication, la création de diagrammes, l’authentification unique, les vidéos, la conception, le développement, les présentations, etc.
Pour conclure…
Comme vous l’avez constaté à la lecture de cet article, les outils de bureautique gratuits sont nombreux. Certains sont tellement populaires – comme Google WorkSpace, parce que très présent dans le monde « internet » ou Microsoft Office pour la bureautique standard -, que l’on peut croire qu’il n’en existe pas d’autre. Pourtant, changer peut permettre de trouver certaines suites moins complètes mais plus adaptées à un besoin précis, plus faciles à prendre en main.
Avez-vous essayé d’autres suites que nous n’avons pas citées ici ? Dites-nous quelle alternative vous avez trouvée plus pratique ou plus complète ?
